تقنيات الاجتماع الفعّال

 تقنيات الاجتماع الفعّال:

قبل الاجتماع:

تحديد الأهداف: ما هو الهدف الرئيسي من الاجتماع؟ ما هي النتائج المرجوة؟

وضع جدول أعمال: حدد المواضيع التي ستتم مناقشتها والوقت المخصص لكل موضوع.

مشاركة الأشخاص المناسبين: تأكد من دعوة جميع من له صلة بالموضوع ولديه مساهمة قيّمة.

إرسال الدعوات: أرسل الدعوات مسبقًا مع تضمين جدول الأعمال و أي مواد ذات صلة.

التحضير: اطّلع على الموضوعات التي ستتم مناقشتها مسبقًا حتى تكون مستعدًا للمشاركة بفعالية.

أثناء الاجتماع:

ابدأ في الوقت المحدد: احرص على البدء في الوقت المحدد واحترم وقت الجميع.

تقديم نفسك: عرّف نفسك و دورك في الاجتماع.

مراجعة جدول الأعمال: تأكد من مراجعة جدول الأعمال مع الحاضرين والتأكد من موافقتهم عليه.

إدارة المناقشة:

قم بإرشاد المناقشة و حافظ على تركيزها على الموضوع المطروح.

شجّع جميع المشاركين على التعبير عن آرائهم.

قم بمعالجة الخلافات باحترام و مهنية.

اتخاذ القرارات:

تأكد من اتخاذ قرارات واضحة قابلة للتنفيذ.

حدد من هو المسؤول عن تنفيذ كل قرار و موعد التنفيذ.

توثيق الاجتماع:

قم بتلخيص النقاط الرئيسية التي تم مناقشتها و القرارات المتخذة.

وزّع ملخص الاجتماع على جميع المشاركين.

بعد الاجتماع:

متابعة الإجراءات:

تأكد من متابعة تنفيذ القرارات المتخذة.

قدّم الدعم و المساعدة للمشاركين حسب الحاجة.

تقييم الاجتماع:

اطلب من المشاركين تقديم ملاحظاتهم حول الاجتماع.

استخدم هذه الملاحظات لتحسين الاجتماعات القادمة.

تقنيات تقييم الاجتماع:

استبيانات: وزّع استبيانات على المشاركين بعد الاجتماع لجمع ملاحظاتهم حول:

مدى وضوح أهداف الاجتماع.

جودة التحضير و التنظيم.

فعالية إدارة المناقشة.

جودة القرارات المتخذة.

مدى فائدة الاجتماع بشكل عام.

المقابلات:

أجرِ مقابلات مع بعض المشاركين للحصول على ملاحظات أكثر تفصيلاً.

ملاحظات المراقبة:

راقب الاجتماع ودوّن ملاحظات حول:

مستوى مشاركة المشاركين.

جودة التواصل.

مدى فعالية تقنيات حل المشكلات.

التقييم الذاتي:

قم بتقييم أدائك كمنظم أو رئيس للاجتماع.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام أدوات تقييم الاجتماعات عبر الإنترنت لجمع الملاحظات وتحليل البيانات.

المرجع

صل على رسول الله صلى الله عليه وسلم ولا تنس دعمنا بالنشر والتعليقات