مهارات السكرتارية الحديثة وفنون إدارة المكاتب العليا
تقوم السكرتاريه بدور هام وحيوي في منظمات العمل الإداري على اختلاف أحجامها ونشاطاتها، وتساهم في مساعدة متخذي القرار في المنشآت على تحمل أعبائهم حتى تحقق المنشآت أهدافها ولذا يحرص المسؤولون في المنظمات الإدارية على العناية باختيار العاملين في أقسام السكرتارية عناية فائقة ، لأن السكرتير يساهم مساهمة فعالة في تحسين صورة المنشأة أمام العملاء ، ومن هنا حرص المفكرون والكتاب على المساهمة في تحديد الصفات والخصائص الواجب توافرها في من يشغل وظائف السكرتارية، كما حرصوا كذلك على تحديد المهام والواجبات التي يقوم بها السكرتاريون مساهمة منهم في تفعيل دور السكرتير داخل المنشأة.
مفهوم السكرتاريه :
كلمة سكرتير مشتقة من الأصل اللاتيني (Secret) ومعناها سر لتدل على ماتنطوي عليه أعمال من سرية وأهمية، كما يمكن تعريف السكرتارية بأنها العلم والفن الذي يبحث في تبصير كل موظف إداري أو كتابي بمهامم وظيفته، ويحدد سلطاته، علاوة على استمرار تدريبية لزيادة كفاءته، وتعريفه بالأسس والوسائل الحديثة التي يكفل له القيام بمهام وظيفته على أفضل وجه .
وتعرف جمعية السكرتيرين المحترفين الدولية السكرتير كما يلي " مساعد إداري يتقن مهارات إدارية ويظهر القدرة على تحمل المسؤولية دون إشراف مباشر، ويتمتع بالقدرة على التصرف والمبادرة ويتخذ قرارات في حدود الصلاحيات الممنوحة له".
وقد يعرف السكرتير في قاموس وبستر لتدل على ثلاثة معان :
• تستخدم كلمة سكرتير لتدل على المكان الذي يزاول فيه السكرتير أعماله المكتبية.
• تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الموظفين المكتبيين بالجهة.
• تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الشؤون الإدارية في المنشأة.
ومن خلال تلك التعريفات يمكننا القول بأن كلمة سكرتير تستخدم للتعبير عن :
التقسيمات الإدارية المعاونة للإدارات الرئيسية في مجال الأعمال المكتبية ويطلق عليها البعض اسم "الخدمات المكتبية".
الموظفين العاملين في مجال تحرير المراسلات ونسخها وتداولها وحفظها واسترجاع المعلومات، ومعالجة المكالمات الهاتفية، والاستعلام وتنظيم الاجتماعات ومقابلات الرؤساء.
أحد المجالات التي تمارس فيها الإدارة وظائفها الرئيسية (التخطيط، والتنظيم، والرقابة، والتنسيق، واتخاذ القرارات) بهدف العمال المكتبية واستخدام الجهزة الحديثة بالسرعة والكفاءة المطلوبة.
أهمية السكرتاريه :
تهدف السكرتارية الى تقديم الخدمات المكتبية المتعلقة بروتين العمل وتفصيلاته أو الى الإدارات الرئيسة في المنشأة ومن هنا يظهر الدور الفعال للسكرتير في إعفاء المديرين والإدارات الرئيسة من شغل أوقاتهم بالتفكير في هذه الأعمال الروتينية، بحيث يتفرغون كلياً لوظائفهم الرئيسية، من تخطيط وتنظيم ورقابة، وتمدهم بالبيانات والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات.
والسكرتير يعتبر بمثابة عنصر مهم في المنشأة ولا يمكن الاستغناء عنه بأي حال من الأحوال، ولا يمكن أن تنصور ما يمكن أن يعمله المديرون في المنشآت في حالة غياب السكرتيرين، بالتأكيد سيقضي المديرون وقتاً طويلاً في أداء أعمال روتينية دون أن يكون لديهم الوقت الكافي لأداء المهام والأعمال الرئيسية الهامة.
وتزايد نشاطات السكرتارية بصورة طردية نتيجة لعاملين رئيسين هما :
• زيادة حجم العمل المكتبي نتيجة نشاطات المنظمات وتعدد العلاقات مع المنظمات الأخرى والجمهور .
• التطور التكنولوجي في مجال الأعمال المكتبية حيث تطالعنا الشركات المتخصصة في مجال الأجهزة المكتبية يومياً بآلات ومعدات متطورة مرتبطة تماما بنشاطات السكرتارية والأعمال المكتبية .
ونحن في مهارات النجاح للتنمية البشرية وإدراكاً منا بأهمية تطوير أعمال السكرتاريا وإدارة المكاتب بالمنظمات الإدارية ، والمساهمة في تطوير قدرات العاملين في مجال الشكرتاريا وإدارة المكتب العليا فقد قمنا بتصميم هذه الحقيبة التدريبية التي تتميز بأن من قام بتصميمها هم خبراء التدريب والإدارة الذي قاموا بجميع الاحتياج التدريبي الفعلي من واقع الممارسات الفعلية في مجال السكرتاريا وتصميم هذه الحقيبة التي تهدف لتلبية الإحتياجات الحديثة للفئات المستهدفة .
وسوف نقوم في هذه الحقيبة بتحديد الجوانب العملية والتطبيقية للمهام والواجبات المناطة بموظفي السكرتارية، حيث سيتم في الوحدة الأولى تحديد مفهوم السكرتارية وأهميتها وأنواعها وصفات السكرتير الناجح، وكيفية إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة، كما ستغطي بقية الوحدات قدرة السكرتير على تنظيم الاجتماعات واستقبال الزوار وتنظيم زوار المكتب بفاعلية، كما سنتطرق إلى قدرة السكرتير على تنظيم ملفات المدير فنياً وبما يتلاءم مع طبيعتها وكيفية استرجاعها.
كما تتضمن الحقيبة في نهاية كل وحدة من وحداتها مجموعة من الأسئلة والحالات التطبيقية التي تهدف الى تعزيز وتثبيت المعلومات والمهارات التي تم عرضها في هذه الحقيبة وذلك للمساهمة في مساعدة موظفي السكرتارية على القيام بواجباتهم بالشكل الذي يحوز على رضا رؤسائهم وزملائهم وعملائهم في المنشآت التجارية.
ونحن في مهارات النجاح للتنمية البشرية نركز في تصميمنا لحقائبنا التدريبية على أن تكون مبنية على احتياج تدريبي فعلي يلبي حاجات المنظمات وشاغلي الوظائف بها ، وأن تكون منطلقة من إطار أكاديمي علمي محكم متوافق مع ما يقدم لدارسين بالجامعات والمعاهد الأكاديمية العالمية ولذلك فإننا نركز على المنهجية العلمية في تصميم حقائبنا التدريبية وان تصمم وتحكم من قبل مختصين في مجال الحقيبة التدريبية ، إلا أننا نتميز بالأسلوب التدريبي الشيق الذي ينقل هذه الحقيبة التدريبية من إطارها الأكاديمي الرتيب نوعاً ما إلى إطار أكاديمي تدريبي يركز على المشاغل التدريبية التي تحفز على التعلم النشط .
حيث تشتغل هذه الحقيبة التدريبية على تقديم تصور معرفي شامل عن علم السكرتاريا الحديثة، ولا تقتصر هذه الحقيبة على هذا التقديم ، بل تتجاوزه إلى تجارب تطبيقية من واقع ممارسات فعلية من خبراتنا التدريبية والإدارية والإستشارية ننقلها للمشاركين في البرنامج التدريبي .
إن هذه التجربة التي تقدمها هذه الحقيبة التدريبية تتلاقى مع توجهات مؤسسة مهارات النجاح للتنمية البشرية التي تعتني بتضافر الجانبين النظري والتطبيقي في سياق تدريبي عملي يجد له مكانة في التفكير النظري والممارسة العملية في حجرة التدريب . و في ضوء هذا التوجه ، فإن مهارات النجاح تتطلع إلى تقديم حقيبة تدريبية يجد فيها المشاركون ما يلبي حاجاتهم التدريبية ، وما يفيدون منه في ممارساتهم الإدارية .
لقد ركزنا في مهارات النجاح للتنمية البشرية أن تكون هذه الحقيبة منطلقة لتقديم برنامج تدريبي ممتع ومفيد ولهذا فهي عبارة عن مشغل تدريبي فعلي يتعلم ويمارس فيها المشارك بأسلوب التعلم النشط الذي يجعل من المشاركين محوراً للعملية التدريبية .
مفهوم السكرتاريه :
كلمة سكرتير مشتقة من الأصل اللاتيني (Secret) ومعناها سر لتدل على ماتنطوي عليه أعمال من سرية وأهمية، كما يمكن تعريف السكرتارية بأنها العلم والفن الذي يبحث في تبصير كل موظف إداري أو كتابي بمهامم وظيفته، ويحدد سلطاته، علاوة على استمرار تدريبية لزيادة كفاءته، وتعريفه بالأسس والوسائل الحديثة التي يكفل له القيام بمهام وظيفته على أفضل وجه .
وتعرف جمعية السكرتيرين المحترفين الدولية السكرتير كما يلي " مساعد إداري يتقن مهارات إدارية ويظهر القدرة على تحمل المسؤولية دون إشراف مباشر، ويتمتع بالقدرة على التصرف والمبادرة ويتخذ قرارات في حدود الصلاحيات الممنوحة له".
وقد يعرف السكرتير في قاموس وبستر لتدل على ثلاثة معان :
• تستخدم كلمة سكرتير لتدل على المكان الذي يزاول فيه السكرتير أعماله المكتبية.
• تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الموظفين المكتبيين بالجهة.
• تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الشؤون الإدارية في المنشأة.
ومن خلال تلك التعريفات يمكننا القول بأن كلمة سكرتير تستخدم للتعبير عن :
التقسيمات الإدارية المعاونة للإدارات الرئيسية في مجال الأعمال المكتبية ويطلق عليها البعض اسم "الخدمات المكتبية".
الموظفين العاملين في مجال تحرير المراسلات ونسخها وتداولها وحفظها واسترجاع المعلومات، ومعالجة المكالمات الهاتفية، والاستعلام وتنظيم الاجتماعات ومقابلات الرؤساء.
أحد المجالات التي تمارس فيها الإدارة وظائفها الرئيسية (التخطيط، والتنظيم، والرقابة، والتنسيق، واتخاذ القرارات) بهدف العمال المكتبية واستخدام الجهزة الحديثة بالسرعة والكفاءة المطلوبة.
أهمية السكرتاريه :
تهدف السكرتارية الى تقديم الخدمات المكتبية المتعلقة بروتين العمل وتفصيلاته أو الى الإدارات الرئيسة في المنشأة ومن هنا يظهر الدور الفعال للسكرتير في إعفاء المديرين والإدارات الرئيسة من شغل أوقاتهم بالتفكير في هذه الأعمال الروتينية، بحيث يتفرغون كلياً لوظائفهم الرئيسية، من تخطيط وتنظيم ورقابة، وتمدهم بالبيانات والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات.
والسكرتير يعتبر بمثابة عنصر مهم في المنشأة ولا يمكن الاستغناء عنه بأي حال من الأحوال، ولا يمكن أن تنصور ما يمكن أن يعمله المديرون في المنشآت في حالة غياب السكرتيرين، بالتأكيد سيقضي المديرون وقتاً طويلاً في أداء أعمال روتينية دون أن يكون لديهم الوقت الكافي لأداء المهام والأعمال الرئيسية الهامة.
وتزايد نشاطات السكرتارية بصورة طردية نتيجة لعاملين رئيسين هما :
• زيادة حجم العمل المكتبي نتيجة نشاطات المنظمات وتعدد العلاقات مع المنظمات الأخرى والجمهور .
• التطور التكنولوجي في مجال الأعمال المكتبية حيث تطالعنا الشركات المتخصصة في مجال الأجهزة المكتبية يومياً بآلات ومعدات متطورة مرتبطة تماما بنشاطات السكرتارية والأعمال المكتبية .
ونحن في مهارات النجاح للتنمية البشرية وإدراكاً منا بأهمية تطوير أعمال السكرتاريا وإدارة المكاتب بالمنظمات الإدارية ، والمساهمة في تطوير قدرات العاملين في مجال الشكرتاريا وإدارة المكتب العليا فقد قمنا بتصميم هذه الحقيبة التدريبية التي تتميز بأن من قام بتصميمها هم خبراء التدريب والإدارة الذي قاموا بجميع الاحتياج التدريبي الفعلي من واقع الممارسات الفعلية في مجال السكرتاريا وتصميم هذه الحقيبة التي تهدف لتلبية الإحتياجات الحديثة للفئات المستهدفة .
وسوف نقوم في هذه الحقيبة بتحديد الجوانب العملية والتطبيقية للمهام والواجبات المناطة بموظفي السكرتارية، حيث سيتم في الوحدة الأولى تحديد مفهوم السكرتارية وأهميتها وأنواعها وصفات السكرتير الناجح، وكيفية إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة، كما ستغطي بقية الوحدات قدرة السكرتير على تنظيم الاجتماعات واستقبال الزوار وتنظيم زوار المكتب بفاعلية، كما سنتطرق إلى قدرة السكرتير على تنظيم ملفات المدير فنياً وبما يتلاءم مع طبيعتها وكيفية استرجاعها.
كما تتضمن الحقيبة في نهاية كل وحدة من وحداتها مجموعة من الأسئلة والحالات التطبيقية التي تهدف الى تعزيز وتثبيت المعلومات والمهارات التي تم عرضها في هذه الحقيبة وذلك للمساهمة في مساعدة موظفي السكرتارية على القيام بواجباتهم بالشكل الذي يحوز على رضا رؤسائهم وزملائهم وعملائهم في المنشآت التجارية.
وتستهدف هذه الحقيبة التدريبية تدريب كافة العاملين المختصين في قطاع السكرتارية و مجال المحفوظات و إدارات الأرشيف العام و حفظ الوثائق و العاملين في وظائف مديري مكاتب الإدارة العليا و كذلك العاملين بإدارة و أقسام السكرتاية في كافة المنظمات و المؤسسات و من ترى الإدارة أهمية حضوره .
حيث تشتغل هذه الحقيبة التدريبية على تقديم تصور معرفي شامل عن علم السكرتاريا الحديثة، ولا تقتصر هذه الحقيبة على هذا التقديم ، بل تتجاوزه إلى تجارب تطبيقية من واقع ممارسات فعلية من خبراتنا التدريبية والإدارية والإستشارية ننقلها للمشاركين في البرنامج التدريبي .
إن هذه التجربة التي تقدمها هذه الحقيبة التدريبية تتلاقى مع توجهات مؤسسة مهارات النجاح للتنمية البشرية التي تعتني بتضافر الجانبين النظري والتطبيقي في سياق تدريبي عملي يجد له مكانة في التفكير النظري والممارسة العملية في حجرة التدريب . و في ضوء هذا التوجه ، فإن مهارات النجاح تتطلع إلى تقديم حقيبة تدريبية يجد فيها المشاركون ما يلبي حاجاتهم التدريبية ، وما يفيدون منه في ممارساتهم الإدارية .
إننا نتطلع إلى أن تكون هذه الحقيبة التدريبية ، وغيرها مما ننتجه في مهارات النجاح للتنمية البشرية ، مدخلاً لحوار أوسع ومعمق يفضي إلى خلق مناخات إدارية تفاعلية تؤدي إلى إحداث تحول في العملية الإدارية والتربوية بمجملها ، وبما يجري في حجرة التدريب بشكل خاص في إطارها الاجتماعي بأبعاده كافة .
لقد تم تصميم هذا البرنامج التدريبي ليكون مقدمة تأسيسه للعاملين في الميدان الإداري والتطويري والتدريبي .
http://sst5.com/programDetails.aspx?ProgId=512&SecID=48
الاشتراك في:
تعليقات الرسالة (Atom)
0تعليقات